Зберегти трудовий стаж — захистити своє майбутнє: у Дніпрі допомагатимуть оцифровувати трудові книжки

Трудова книжка — це не просто документ із записами про місця роботи. За кожною її сторінкою стоять роки праці, професійний досвід і право людини на належне пенсійне забезпечення. Втрата документа, пошкоджені сторінки або неточності в записах можуть у майбутньому ускладнити підтвердження трудового та страхового стажу.

Саме тому Благодійна організація «Благодійний фонд “Центр допомоги переселенцям та ветеранам”» розпочинає новий напрям підтримки — допомогу зі скануванням трудових книжок, оцифруванням документів, реєстрацією електронних кабінетів на вебпорталі Пенсійного фонду України та завантаженням підготовлених сканкопій.

Активність реалізується в межах грантового проєкту № G56437 «Разом стійкі: підтримка, пам’ять, взаємодія».

Чому трудову книжку важливо оцифрувати

Електронна трудова книжка — це цифрова інформація про трудову діяльність людини, яка зберігається в Реєстрі застрахованих осіб. Її створення допомагає зберегти відомості про трудовий шлях і спрощує доступ до інформації про стаж.

Оцифрування особливо важливе для людей, які працювали до 1 січня 2004 року. Відомості про такі періоди роботи можуть підтверджуватися записами в паперовій трудовій книжці та іншими документами. Саме тому важливо, щоб усі записи були своєчасно відскановані, подані до Пенсійного фонду та належно опрацьовані.

Оцифрування допомагає:

• зберегти інформацію про трудову діяльність у цифровому форматі;
• зменшити ризики через втрату, пошкодження або знищення паперової трудової книжки;
• перевірити, чи правильно відображено трудовий та страховий стаж;
• вчасно помітити відсутні або некоректні відомості;
• спростити підготовку до майбутнього оформлення пенсії;
• отримати доступ до електронних послуг Пенсійного фонду України;
• краще захистити свої трудові та пенсійні права.

За інформацією Пенсійного фонду України, електронний облік дає можливість зберігати відомості про страховий стаж і перевіряти їх у будь-який час, а також зменшує ризики втрати даних, що містяться у паперових документах. Докладніше — на сайті Пенсійного фонду України.

Що планується в межах проєкту

Протягом 11 місяців фахівці Благодійного фонду планують надати допомогу з доступом до цифрових послуг щонайменше 385 мешканцям громади.

Підтримка передбачатиме:

• сканування заповнених сторінок трудової книжки;
• підготовку якісних електронних копій документів;
• допомогу з реєстрацією або входом до особистого кабінету на вебпорталі Пенсійного фонду України;
• завантаження сканованих копій трудової книжки відповідно до технічних вимог;
• допомогу з оцифруванням інших документів, які можуть підтверджувати окремі періоди стажу;
• роз’яснення базового алгоритму подання документів;
• допомогу з перевіркою статусу поданого звернення.

Усі дії в електронному кабінеті здійснюватимуться лише в присутності та за згодою учасника. Працівники не зберігатимуть паролі, коди підтвердження, електронні підписи або інші дані для входу. Тимчасові скановані копії використовуватимуться виключно для погодженої операції.

Як проходитиме надання послуги

Спочатку необхідно заповнити реєстраційну форму. Після реєстрації представник фонду зв’яжеться з кожним учасником, уточнить необхідну інформацію та погодить окрему дату і час відвідування.

Під час прийому фахівець:

1. Перевірить комплектність наданих документів.
2. Відсканує необхідні сторінки трудової книжки.
3. Допоможе підготувати файли у форматі, придатному для завантаження.
4. За потреби допоможе зареєструвати електронний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду.
5. Допоможе завантажити сканкопії документів.
6. Пояснить, як перевірити результат опрацювання звернення.

Пенсійний фонд України зазначає, що сканкопії мають бути кольоровими, чіткими та містити всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку. Подати їх через особистий кабінет може як працівник, так і роботодавець. Офіційне роз’яснення ПФУ.

Хто може звернутися

Допомога надаватиметься:

• внутрішньо переміщеним особам;
• ветеранам і членам їхніх родин;
• членам родин загиблих Захисників і Захисниць України;
• людям з інвалідністю;
• особам старшого віку;
• місцевим мешканцям Дніпра;
• іншим людям, які потребують допомоги з оцифруванням документів і доступом до електронних сервісів Пенсійного фонду.

Наявність статусу ВПО не є обов’язковою умовою. Послугою можуть скористатися також місцеві мешканці.

Що необхідно мати із собою

Для отримання допомоги потрібно підготувати:

• оригінал трудової книжки;
• смартфон із доступом до мобільного номера та інтернету;
• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• копію довідки ВПО — за наявності;
• додаткові документи про стаж — за потреби.

До додаткових документів можуть належати військовий квиток, документи про навчання, довідки, виписки з наказів та інші матеріали, які підтверджують окремі періоди роботи. Остаточну необхідність подання таких документів визначає Пенсійний фонд України.

Важливе уточнення щодо строків

Пенсійний фонд України офіційно повідомив, що громадяни та роботодавці можуть подавати паперові трудові книжки на оцифрування і після 10 червня 2026 року. Відповідальність за неподання сканкопій у визначений період чинними нормативними актами не передбачена, а набутий стаж автоматично не втрачається.

Водночас не варто відкладати оцифрування. Завчасне подання документів дозволяє перевірити інформацію, виявити можливі неточності та за потреби вчасно розпочати пошук додаткових підтвердних документів. Роз’яснення ПФУ щодо подання документів після 10 червня 2026 року.

Куди звертатися

Допомога надаватиметься у Просторі підтримки Благодійного фонду:

м. Дніпро, вул. Робоча, 19, приміщення 55.

Прийом здійснюється виключно за попередньою реєстрацією та в погоджений час.

Реєстрація: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd7nwF6rc7WafSOfkAZl4J-AWQURq9Pd3A3qX0rRIjf69l6nw/viewform?usp=dialog

Після заповнення форми працівник фонду зв’яжеться з вами та повідомить дату і час прийому.

Цифрова доступність — складова економічної стійкості

Допомога з оцифруванням трудових книжок — це практичний крок до захисту трудових і пенсійних прав, збереження інформації про роки праці та зменшення майбутньої економічної вразливості.

Для багатьох людей цифрові сервіси залишаються складними: не всі мають необхідну техніку, навички або можливість самостійно розібратися з електронним кабінетом. Особливо це стосується людей старшого віку, внутрішньо переміщених осіб і громадян, чиї документи могли бути втрачені або пошкоджені через війну.

Наше завдання — бути поруч, пояснити кожен крок і допомогти людині скористатися доступними державними сервісами.

Проєкт № G56437 «Разом стійкі: підтримка, пам’ять, взаємодія» реалізується БО «БФ “Центр допомоги переселенцям та ветеранам”» завдяки підтримці Міжнародного фонду «Відродження» та агенції «Хліб для світу».

Збережіть свій трудовий шлях сьогодні, щоб упевненіше захистити свої права завтра.